Privacy kinderburgemeester

Via deze website voor de werving van een nieuwe Kinderburgemeester worden persoonsgegevens verwerkt. De gemeente vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan vertrouwelijk om met de informatie die je ons via de website verstrekt en persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Deze informatie is in aanvulling op en in samenhang met de algemene informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Alphen aan den Rijn.

Om kinderen de mogelijkheid te geven om zich met toestemming van hun ouder of verzorger via kinderburgemeester.alphenaandenrijn.nl aan te melden met een foto en een filmpje heeft de gemeente gegevens van hen nodig

• Verzamelen van aanmeldingen voor de werving van de nieuwe kinderburgemeester en kinderwethouders.
• Verzamelen van voorkeursstemmen van de gemeenteraad voor de 20 beste kandidaten.
• Tijdens en na de inschrijfperiode vragen wij aandacht voor de campagne. De ingestuurde foto's en filmpjes kunnen daarom worden gebruikt voor communicatieve doeleinden.

• Inzicht geven aan bezoekers, aanmelders en gemeente over de aanmeldingen.
• Zorgen voor een rechtmatig verloop van het stemmen op de nieuwe kinderburgemeester.

Een spelregel voor het aanmelden is dat iedereen uit groep 7 van een basisschool in de gemeente Alphen aan den Rijn zich mag aanmelden.

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang, namelijk om in het kader van een zorgvuldige voorbereiding van besluiten (Algemene wet bestuursrecht) tot een gedragen keuze te komen voor een kinderburgemeester en -wethouders

Postcode: van 13 mei tot en met 31 mei 2024 registreren we postcodes, omdat we willen weten waar de aanmeldingen vandaan komen.
Naam: van 13 mei tot en met 31 mei 2024 vragen we mensen die zich registreren om hun naam op te geven. Alleen de voornaam is zichtbaar op de pagina van de aanmelding. Je kunt uiteraard een alias opgeven.
E-mail: van 13 mei tot en met 31 mei 2024 vragen we mensen die zich registeren om een e-mailadres, omdat we in contact willen (kunnen) komen over hun aanmelding. 
Telefoonnummer: van 13 mei tot en met 31 mei 2024 vragen we mensen die zich aanmelden om hun 06-nummer. Dit doen we om snel contact op te kunnen nemen over de aanmelding. We gebruiken het 06-nummer ook om filmpjes te ontvangen vanaf hetzelfde 06-nummer. 
IP-adressen: van 13 mei tot en met 31 mei 2024 worden tijdelijk IP-adressen opgeslagen om eventuele onregelmatigheden te kunnen opsporen. Het gaat hier bijvoorbeeld om meerdere aanmeldingen van dezelfde personen.
Persoonlijke stemcodes: op 6 juni 2024 controleren we het gebruik van de  stemcodes die de stemmende raadsleden hebben ontvangen. De gebruikte stemcodes worden zo snel mogelijk na het aflopen van de stemperiode onleesbaar gemaakt.

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Voor persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van de werving van de nieuwe kinderburgemeester en kinderwethouders geldt het volgende:

• Het aanmelden loopt af op 31 mei 2024. Daarna worden op de website kinderburgemeester.alphenaandenrijn.nl geen gegevens meer opgeslagen of gewijzigd. Aanmeldingen, voornamen van de kinderen, foto's en filmpjes blijven wel zichtbaar op de website.
• Na 31 mei 2024 worden de verzamelde gegevens per aanmelding verwerkt in een beknopte (geanonimiseerde) analyse. Deze informatie wordt meegestuurd aan de medewerkers van de gemeente die de verkregen informatie verwerken voor analysedoeleinden.
• Op 3 juni 2024 wordt op de site gepubliceerd welke 20 aanmeldingen door gaan voor stemming door de gemeenteraad. De niet geselecteerde aanmeldingen blijven ook zichtbaar op de website, tenzij de aanmelder aangeeft dat dit moet worden verwijderd.
• Op 7 juni 2024 wordt gepubliceerd op de site welke 6 kandidaten door gaan naar de selectiedag. 
• Alle aanmeldingen blijven zichtbaar op de website nadat de nieuwe kinderburgemeester en de kinderwethouders bekend zijn gemaakt. 
• Op 12 september 2024 (3 maanden na afronding van de werving van de nieuwe kinderburgemeester en kinderwethouders) wordt de website geanonimiseerd. De namen van de aanmelders op de website worden geanonimiseerd. Ook de achterliggende databases worden verwijderd: de geregistreerde namen, postcodes, e-mailadressen, telefoonnummers en IP-adressen.
• De gegevens van de kinderen die uiteindelijk worden gekozen tot kinderburgemeester en -wethouders worden bewaard voor 2 jaar na 12 juni 2024.

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, stuur dan een e-mail naar kinderburgemeester@alphenaandenrijn.nl